Kasa fiskalna od 2027 roku – faktura z kasy znika. Co zmienia KSeF?
Od 1 stycznia 2027 roku zmienią się zasady dokumentowania sprzedaży dla przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych. Kasa nadal pozostanie podstawowym urządzeniem do ewidencjonowania sprzedaży, ale nie będzie już można wystawiać przy jej użyciu faktur. Zmieni się również status paragonu z NIP.
Co zmieni się w kasach fiskalnych od 1 stycznia 2027 roku?
Zmiany związane z Krajowym Systemem e-Faktur często są przedstawiane jako rewolucja dotycząca całej sprzedaży. W przypadku przedsiębiorcy korzystającego z kasy fiskalnej sytuacja jest bardziej konkretna: od 1 stycznia 2027 roku kasa nadal będzie służyła do ewidencjonowania sprzedaży, ale nie będzie już można wystawiać przy jej użyciu faktur.
Oznacza to przede wszystkim zmianę sposobu obsługi faktur. Dokument sprzedaży wystawiany przy użyciu kasy nie będzie już rozwiązaniem stosowanym od 2027 roku. Faktury objęte obowiązkiem KSeF będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur, bezpośrednio albo za pomocą programu sprzedażowego lub fakturowego współpracującego z KSeF.
Jednocześnie nie należy utożsamiać KSeF z kasą fiskalną. Są to dwa różne elementy systemu sprzedaży. KSeF służy do obsługi faktur ustrukturyzowanych, natomiast kasa fiskalna nadal służy do fiskalnego ewidencjonowania sprzedaży.
Kasa fiskalna zostaje
KSeF nie zastępuje kasy fiskalnej. Urządzenie nadal będzie potrzebne do ewidencjonowania sprzedaży, dla której wymagany jest paragon fiskalny.
Faktura znika z kasy
Od 1 stycznia 2027 roku nie będzie można wystawiać faktur przy użyciu kasy rejestrującej.
NIP na paragonie zmienia znaczenie
Paragon z NIP nadal będzie można wystawić, ale od 2027 roku nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną.
Co dokładnie znika z kasy fiskalnej?
Najważniejsza informacja jest bardzo konkretna: od 1 stycznia 2027 roku nie będzie możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących.
Nie oznacza to jednak, że kasa fiskalna przestanie być potrzebna. Zmiana dotyczy funkcji fakturowania, a nie podstawowej funkcji urządzenia fiskalnego.
Kasa nadal będzie rejestrować sprzedaż i wystawiać paragony fiskalne. Jeżeli przedsiębiorca będzie potrzebował wystawić fakturę, będzie musiał skorzystać z odpowiedniego rozwiązania do fakturowania, zgodnego z zasadami KSeF.
Paragon fiskalny
Nadal pozostaje dokumentem potwierdzającym sprzedaż ewidencjonowaną na kasie fiskalnej.
Faktura z kasy
Od 1 stycznia 2027 roku nie będzie można wystawić faktury przy użyciu kasy rejestrującej.
Faktura w KSeF
Faktury objęte obowiązkiem KSeF będą wystawiane w Krajowym Systemie e-Faktur.
Jak będzie wyglądała sprzedaż dla firmy od 2027 roku?
W tym miejscu warto wyjaśnić najważniejszą praktyczną kwestię. Nie każdą sprzedaż dla firmy trzeba najpierw rejestrować na kasie. Jeżeli sprzedaż od początku jest dokumentowana fakturą, faktura może zostać wystawiona w odpowiednim systemie fakturowym lub sprzedażowym.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy sprzedaż jest ewidencjonowana na kasie fiskalnej. Wtedy przedsiębiorca powinien już przed wystawieniem paragonu wiedzieć, czy klient dokonuje zakupu jako podatnik i będzie potrzebował faktury.
Jeżeli klient chce otrzymać fakturę do sprzedaży rejestrowanej na kasie, powinien podać NIP przed wystawieniem paragonu. Jeżeli sprzedaż zostanie zarejestrowana bez NIP-u, późniejsze wystawienie faktury na rzecz podatnika do takiego paragonu nie będzie możliwe.
Faktura od początku
Klient informuje, że zakup jest dokonywany na firmę. Sprzedaż może zostać od początku udokumentowana fakturą wystawioną w systemie obsługującym KSeF.
Paragon z NIP-em
Jeżeli sprzedaż jest rejestrowana na kasie i klient potrzebuje później faktury, NIP nabywcy należy podać przed wystawieniem paragonu.
Paragon bez NIP-u
Jeżeli sprzedaż została zarejestrowana bez NIP-u, późniejsze wystawienie faktury na firmę do takiego paragonu nie będzie możliwe.
Klient chce fakturę? NIP trzeba podać przed paragonem
To jedna z najważniejszych praktycznych zasad, o których powinien pamiętać każdy przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej.
Jeżeli klient dokonuje zakupu jako podatnik i chce otrzymać fakturę do sprzedaży zarejestrowanej na kasie, numer NIP należy podać przed zakończeniem sprzedaży i wystawieniem paragonu.
Jeżeli pracownik wystawi paragon bez NIP-u, a klient następnego dnia wróci z prośbą o fakturę na firmę, nie będzie można po prostu dopisać NIP-u do wystawionego wcześniej paragonu i wystawić faktury na jego podstawie.
„Poproszę fakturę na firmę”
NIP należy ustalić przed wystawieniem paragonu, jeżeli sprzedaż ma być rejestrowana na kasie.
„Poproszę paragon”
Jeżeli klient nie podaje NIP-u i sprzedaż zostaje zarejestrowana bez NIP-u, nie można później wystawić faktury dla podatnika do takiego paragonu.
Od 2027 roku
Jeżeli faktura dla podatnika podlega obowiązkowi KSeF, będzie wystawiana w KSeF, a nie przy użyciu kasy fiskalnej.
Co z paragonem z NIP do 450 zł?
To druga bardzo ważna zmiana dla przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych.
Do końca 2026 roku paragon fiskalny zawierający NIP nabywcy i spełniający ustawowe warunki może być uznany za fakturę uproszczoną. Dotyczy to dokumentów do kwoty 450 zł brutto lub 100 euro.
Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP nie będzie już fakturą uproszczoną. Sam NIP na paragonie nie sprawi więc, że dokument będzie traktowany jak faktura.
Jednocześnie sam paragon z NIP nadal będzie można wystawić. Zmienia się jego status jako dokumentu fakturowego, a nie możliwość umieszczenia NIP-u nabywcy na paragonie.
Do 31 grudnia 2026 r.
Paragon z NIP do 450 zł może być uznawany za fakturę uproszczoną i pozostaje poza obowiązkowym KSeF.
Od 1 stycznia 2027 r.
Paragon z NIP nadal może zostać wystawiony, ale nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną.
Potrzebna jest faktura
Jeżeli klient potrzebuje faktury, należy ją wystawić zgodnie z zasadami obowiązującymi dla danego rodzaju sprzedaży, w tym w KSeF, jeżeli istnieje taki obowiązek.
Kasa fiskalna, program sprzedażowy i KSeF – kto za co odpowiada?
Po zmianach jeszcze ważniejsze będzie prawidłowe rozdzielenie funkcji kasy fiskalnej i oprogramowania. KSeF nie jest kolejnym rodzajem kasy fiskalnej. Jest systemem służącym do obsługi faktur ustrukturyzowanych.
Kasa fiskalna
Rejestruje sprzedaż podlegającą ewidencji na kasie i wystawia paragony fiskalne.
Program sprzedażowy
Może obsługiwać towary, klientów, sprzedaż i faktury, a także współpracować z kasą oraz systemem KSeF.
KSeF
Obsługuje faktury ustrukturyzowane objęte obowiązkiem wystawiania i otrzymywania w systemie.
Czy przez KSeF trzeba będzie wymienić kasę fiskalną?
Sama zmiana zasad wystawiania faktur nie oznacza automatycznie, że przedsiębiorca musi wymienić swoją kasę fiskalną.
Od 2027 roku nie będzie można wystawiać faktur przy użyciu kasy, ale kasa nadal będzie potrzebna do ewidencjonowania sprzedaży, dla której wymagany jest paragon fiskalny.
W praktyce warto jednak sprawdzić całe stanowisko sprzedażowe: model kasy, używany program, sposób wystawiania faktur oraz integrację z KSeF.
W zależności od rozwiązania może być potrzebna aktualizacja oprogramowania, zmiana konfiguracji albo korzystanie z programu sprzedażowego lub fakturowego obsługującego KSeF.
Dlatego przed podjęciem decyzji o wymianie urządzenia warto najpierw sprawdzić, jak obecne rozwiązanie będzie działało po 1 stycznia 2027 roku.
Co zmieni się dla pracownika obsługującego kasę?
Z punktu widzenia kasjera najważniejsza będzie prawidłowa obsługa informacji przekazywanej przez klienta.
Pracownik powinien wiedzieć, czy klient dokonuje zakupu jako konsument, czy jako podatnik oraz czy potrzebuje paragonu, czy faktury.
Szczególne znaczenie ma sytuacja, w której sprzedaż jest rejestrowana na kasie, a klient chce później otrzymać fakturę. W takim przypadku NIP powinien zostać podany przed wystawieniem paragonu.
Przed sprzedażą
Ustalenie, czy klient kupuje jako firma oraz czy potrzebuje faktury.
Przy kasie
Jeżeli sprzedaż jest rejestrowana na kasie, prawidłowe podanie NIP-u przed wystawieniem paragonu.
Przy fakturze
Od 2027 roku faktura nie będzie wystawiana przy użyciu kasy. Jeżeli podlega KSeF, zostanie wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur.
A co ze sprzedażą dla zwykłego klienta?
W przypadku konsumenta podstawowe zasady dotyczące kasy fiskalnej pozostają bez zmian. Jeżeli sprzedaż podlega ewidencjonowaniu na kasie, przedsiębiorca nadal wystawia paragon fiskalny.
Faktury wystawiane konsumentom, czyli osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Ich wystawianie w KSeF pozostaje dobrowolne.
Oznacza to, że KSeF nie zastępuje paragonów fiskalnych wystawianych klientom indywidualnym.
KSeF – najważniejsze terminy dla przedsiębiorcy
KSeF został wprowadzony etapami. Dla przedsiębiorców korzystających z kas fiskalnych szczególnie istotny jest 1 stycznia 2027 roku, ponieważ wtedy kończy się również okres przejściowy dotyczący najmniejszych podatników.
1 lutego 2026 r.
Obowiązek wystawiania faktur w KSeF rozpoczął się dla przedsiębiorców, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto.
1 kwietnia 2026 r.
Obowiązek objął pozostałych przedsiębiorców, z wyjątkiem najmniejszych podatników korzystających z rozwiązania przejściowego.
1 stycznia 2027 r.
KSeF obejmie również najmniejszych przedsiębiorców, których sprzedaż dokumentowana fakturami nie przekracza limitu 10 000 zł miesięcznie.
Co z limitem 10 000 zł miesięcznie?
Do końca 2026 roku najmniejsi podatnicy mogą korzystać z rozwiązania przejściowego. Jeżeli łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami objętymi tym rozwiązaniem nie przekracza w danym miesiącu 10 000 zł brutto, faktury mogą być wystawiane poza KSeF.
Jest to rozwiązanie czasowe. Od 1 stycznia 2027 roku obowiązek KSeF obejmie również tę grupę przedsiębiorców.
Warto więc wcześniej sprawdzić sposób wystawiania faktur, używane oprogramowanie oraz uprawnienia osób, które będą obsługiwały sprzedaż.
Co właściciel sklepu, salonu lub punktu usługowego powinien zrobić?
Przygotowanie do zmian nie musi oznaczać wymiany całego stanowiska sprzedażowego. W pierwszej kolejności warto sprawdzić, jak obecnie wygląda proces sprzedaży i wystawiania faktur.
Sprawdź kasę
Ustal model używanego urządzenia i sposób, w jaki obecnie obsługiwane są paragony oraz faktury.
Sprawdź program
Jeżeli faktury wystawiane są w programie sprzedażowym lub fakturowym, sprawdź jego obsługę KSeF.
Sprawdź procedurę
Pracownicy powinni wiedzieć, kiedy klient powinien podać NIP i jakie zasady obowiązują przy sprzedaży firmowej.
Lista kontrolna przed 2027 rokiem
Jeżeli korzystasz z kasy fiskalnej i wystawiasz faktury klientom biznesowym, przed końcem 2026 roku warto sprawdzić kilka podstawowych elementów:
Kasa fiskalna
Sprawdź model urządzenia i sposób jego współpracy z używanym systemem sprzedażowym.
Fakturowanie
Ustal, w jakim programie będą wystawiane faktury i czy rozwiązanie jest przygotowane do KSeF.
Obsługa klienta
Pracownicy powinni wiedzieć, że przy sprzedaży rejestrowanej na kasie NIP trzeba podać przed wystawieniem paragonu, jeżeli klient chce później otrzymać fakturę.
Kasa fiskalna i KSeF od 2027 roku – FAQ
Czy od 2027 roku trzeba wymienić kasę fiskalną?
Nie ma ogólnego obowiązku wymiany każdej kasy fiskalnej tylko dlatego, że od 2027 roku nie będzie można wystawiać faktur przy jej użyciu. Warto jednak sprawdzić konkretne urządzenie, program sprzedażowy i sposób obsługi faktur.
Czy kasa fiskalna przestanie być potrzebna?
Nie. Kasa nadal będzie służyła do ewidencjonowania sprzedaży, dla której wymagany jest paragon fiskalny. KSeF nie zastępuje kasy fiskalnej.
Czy od 2027 roku można wystawić fakturę z kasy?
Nie. Od 1 stycznia 2027 roku nie będzie możliwości wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących. Faktury objęte obowiązkiem KSeF będą wystawiane w KSeF.
Czy klient może później podać NIP i dostać fakturę?
Jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie bez NIP-u, późniejsze wystawienie faktury na rzecz podatnika do takiego paragonu nie będzie możliwe. Dlatego NIP należy podać przed wystawieniem paragonu.
Czy paragon z NIP do 450 zł będzie fakturą?
Do końca 2026 roku może być uznawany za fakturę uproszczoną. Od 1 stycznia 2027 roku paragon z NIP nie będzie już pełnił funkcji faktury uproszczonej.
Czy każda kasa fiskalna będzie wymagała wymiany od 2027 roku?
Nie. Zmiany związane z KSeF nie oznaczają automatycznej konieczności wymiany każdej kasy fiskalnej. Warto jednak sprawdzić, jakie funkcje posiada konkretny model oraz jakie zmiany programowe przewidział dla niego producent.
Czy faktury dla konsumentów będą wystawiane w KSeF?
Faktury B2C nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Ich wystawianie w KSeF jest dobrowolne.
Czy paragon z NIP nadal będzie można wystawić?
Tak. Od 1 stycznia 2027 roku nadal będzie można wystawiać paragony fiskalne z NIP nabywcy. Zmieni się jednak ich status – nie będą już uznawane za faktury uproszczone.
Kasa fiskalna 2027 – najważniejsze informacje
Od 1 stycznia 2027 roku nie będzie można wystawiać faktur przy użyciu kas rejestrujących. Nie oznacza to jednak końca kas fiskalnych. Urządzenia nadal będą służyły do ewidencjonowania sprzedaży i wystawiania paragonów fiskalnych.
Zmieni się również status paragonu z NIP. Nadal będzie można umieścić na nim NIP nabywcy, ale taki paragon nie będzie już uznawany za fakturę uproszczoną.
Szczególnie ważna będzie obsługa sprzedaży firmowej. Jeżeli sprzedaż jest rejestrowana na kasie i klient chce otrzymać fakturę, NIP powinien zostać podany przed wystawieniem paragonu. Jeżeli paragon zostanie wystawiony bez NIP-u, późniejsze wystawienie faktury dla podatnika do takiego paragonu nie będzie możliwe.
Sama faktura, jeżeli podlega obowiązkowi KSeF, będzie natomiast wystawiana w Krajowym Systemie e-Faktur, a nie na kasie fiskalnej.
Dlatego przed 2027 rokiem warto sprawdzić nie tylko samą kasę, ale cały sposób obsługi sprzedaży: urządzenie fiskalne, program sprzedażowy, fakturowanie oraz przygotowanie pracowników.
Potrzebujesz sprawdzić kasę przed zmianami?
Jeżeli korzystasz z kasy fiskalnej i wystawiasz faktury klientom firmowym, warto wcześniej sprawdzić, jak obecnie wygląda obsługa sprzedaży i jak będzie wyglądało fakturowanie po zmianach.
W MSJ zajmujemy się kasami fiskalnymi, drukarkami fiskalnymi, oprogramowaniem sprzedażowym oraz rozwiązaniami dla sklepów, gastronomii i usług.
Podstawa informacji i źródła
Informacje dotyczące zmian w kasach fiskalnych, faktur wystawianych przy użyciu kas rejestrujących, paragonów z NIP oraz terminów obowiązywania KSeF zostały opracowane na podstawie oficjalnych materiałów Ministerstwa Finansów i serwisu KSeF.
Ministerstwo Finansów – zasady obowiązywania KSeF i przepisy prawne
Ministerstwo Finansów – etapy wdrożenia KSeF 2.0
Przygotuj kasę fiskalną na zmiany w 2027 roku
Sprawdź dostępne kasy fiskalne online i rozwiązania sprzedażowe przygotowane do współpracy z nowoczesnym systemem fakturowania.
